人生を変える話し方の極意

投稿日: カテゴリー 「伝える」スキルで収入UP、人間関係の充実, 説明下手からの脱皮タグ

指示する時はとにかく念入りに

上司からの部下への指示。

 

この指示の仕方については色々なところであ~だこ~だ言われていますが、私の周りで最近こんなことが起こりました。

 

 

 

 

普段から指示や報連相についてその大事さを声にしているAさん。

 

ところがAさんの指示がこれまたいかがなものか…。

 

 

「○○を提出して下さい。」

 

の、その「○○」が何かが分からない。

 

○○について聞いてみると、「あれ?以前伝えませんでしたか?」と。

 

聞いた覚えがなかった私ですが、ひょっとしたら私の聞き漏れかもしれないので再度確認。

 

すると私ではなく別の人(Bさん)に間違って伝えていたとのこと。

 

またある時は、「××を提出して下さい」との指示。

 

提出すると、

 

「ココとココを変えて下さい。」との指示。

 

言われた箇所を訂正したのと同時に、他にも訂正箇所があれば指示をするように言ったら何もナシと。

 

これでOKと思ったら、1週間後に

 

「ココも変えて下さい。」との指示。

 

…。

 

 

 

 

 

人間なのでミスは誰にだってあります。

 

が、このAさん、このようなミスが1ヶ月に3~4回あるんです… 😥

 

これには周りは振り回されてしまいますよね。

 

 

 

では指示する時にはどうすればいいのでしょう?

 

 

 

とてもとても基本的なことですが、ほとんどの方が実行していないこと。

 

 

 

 

 

 

【数字を入れる】

 

【細かく指示する】

 

【指示する前に念入りに確認する】

 

 

 

 

 

 

あまりにも普通のことですよね。

 

ですが、これらのことが抜け落ちている方の多さにはいつも驚きを隠せません。

 

 

 

 

「○日までに」ではなくて、「○日の○時までに」と時間まで指示して下さい。

 

「連絡して」ではなくその連絡手段まで指示して下さい。

 

メールなのか電話なのかFAXなのか。(FAXは最近使用する人も随分減りましたが。)

 

「分かりやすくまとめて」ではなく、

 

どのように分かりやすくするのか、参考になるものがあればそれも具体的に明記する、などして下さい。

 

 

 

 

私は特にメールの場合は、行き違いがないように細かく(細か過ぎるくらいに)文章を打つようにしています。

 

そうすると何度もやり取りをしなくて済みますし、その分他のことができます。

 

 

 

 

逆に指示が曖昧な相手とのやり取りでは、先手必勝で先にこちらから細かく質問をしたり指示を仰ぎます。

 

先ほどのAさんの場合も、何か指示などがあれば資料などを必ず添付して確認してもらい、それでも抜けているところがあればもう1度同じ資料を添付して確認してもらうなど。

 

少し面倒くさいなぁ~と思うことはありますが、それを怠って後から大変なことになるのは嫌ですからね💦

 

そして、さり気なく頃合いを見計らって、

 

「Aさん、いつも私が言っているように(メールをしているように)数字や期限などを入れた指示をして頂けると二度手間にもならず、Aさんの負担も減りますよ。」

 

という風に伝えます。

 

そうすればAさんもさほど嫌な思いをせずに改善しようと努めてくれます。

 

ここで、

 

「ちゃんとやって下さい!」

 

と感情に流されて強い口調で言ってしまうと、Aさんとの間に気まずい空気が流れます。

 

Aさんの改善度合いも下がるかも…?

 

 

 

 

 

ビジネスでは指示なんて日常茶飯事。

 

上記のようにいちいち時間をかける余裕も無いかもしれませんが、長期的に見て、そして自分自身の精神衛生上地味~にやっていくしかないんです。

 

でも、間違いなく指示のやり方、伝達の仕方はUPしますよ。

 

これも勉強だと思って実行して下さいね!

 

 

 

 

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